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Ratgeber Multitasking. Foto: panthermedia

Ratgeber Multitasking

Lieber schön der Reihe nach

09.08.2012 Ι Der Mythos hält sich hartnäckig: Wer Multitasking beherrscht ist cool und intelligenter als die anderen. Doch das Klischee über solche "vielseitig und simultan Begabten" ist trügerisch und bringt uns weniger als wir erhoffen - belegen aktuelle Studien.
Das Mail-Programm meldet neue Post, das Telefon klingelt und dann kommt auch noch der Chef mit einer Bitte um die Ecke. Im Büro prasseln nicht selten Dutzende von Dingen gleichzeitig auf die Beschäftigten ein. Zwar können Menschen problemlos gleichzeitig sprechen und sehen. Wir schaffen es auch, zur selben Zeit Musik zu hören und zu joggen. Sollen wir jedoch komplexe Aufgaben simultan erledigen, funktioniert unser Gehirn nicht immer reibungslos.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (baua) fasst in einer aktuellen Untersuchung die wichtigsten Einflussfaktoren auf das Stressempfinden von Beschäftigten in Zusammenhang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking zusammen:

Störungen kosten Zeit

Das Jonglieren mit Aufgaben gehört heute zum Arbeitsalltag der meisten Büroangestellten. Dabei sind Unterbrechungen Gift für den reibungslosen Arbeitsablauf. Wer so ganz nebenbei ein Telefonat führt, wird unaufmerksam. Es kommt nicht selten vor, dass man hinterher nachfragen und Missverständnisse ausbügeln muss. Wer an einer Präsentation arbeitet und nebenher versucht, E-Mails zu beantworten, braucht zudem länger als jemand, der beides nacheinander erledigt.

Auf allen Kanälen erreichbar

Der Stresspegel steigt beim Multitasking zudem, weil Mitarbeiter einen höheren Zeitdruck empfinden, wenn sich immer mehr Aufgaben auf ihrem Schreibtisch stapeln. Hinzu kommt: Beschäftigte sind durch Handy, Messenger, Internet und soziale Netzwerke ständig auf "allen Kanälen" erreichbar. Dadurch müssen sie immer mehrere Dinge gleichzeitig im Blick haben. Damit die Arbeit nicht darunter leidet, sollten sie versuchen Ablenkungen zu vermeiden.

Es hilft zum Beispiel, die Benachrichtigung für eine neue E-Mail auszuschalten. Statt jede neue Mail gleich anzuklicken, ist es besser, drei- bis fünfmal täglich den Posteingang durchzugehen.


Prioritäten setzen hilft

Die Arbeit geht stress- und störungsfreier von der Hand, wenn man sich gelegentlich eine "stille Stunde" einräumt. Prima, wenn die Telefonanlage über eine Voicebox verfügt. Alternativ dazu, übernimmt eine andere Kollegin, ein anderer Kollege das Telefon, damit man sich auf eine komplexere Aufgabe konzentrieren kann.

Um immer voll auf Sendung sein zu können, sollte zudem immer eine Aufgabe nach der anderen angegangenen werden. Dafür muss man lernen, Prioritäten zu setzen und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Wenn Beschäftigte etwa merken, dass ein Anruf die ganze Aufmerksamkeit erfordert, sollten sie das E-Mail-Postfach lieber einen Moment lang warten lassen. Wer Prioritäten setzt, sieht schnell, dass er seine Arbeit nicht bei jeder neuen Anfrage sofort unterbrechen muss. Das gilt dann höchstens für wichtige und eilige Dinge, die plötzlich auf dem Schreibtisch landen. Alles andere wird für später eingeplant oder delegiert.

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Links und Zusatzinformationen
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Studie: "Multitasking und Arbeitsunterbrechungen"
Die Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (baua) bietet einen umfassenden Überblick zu Theorien und Empirie unter besonderer Berücksichtigung von Altersdifferenzen.

Die Studie kann auf der baua-Internetseiten heruntergeladen werden.
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