Ausbildungsberuf

Sekretär/in (Weiterbildung)

Zugang zur Tätigkeit

In der Regel benötigt man eine abgeschlossene Weiterbildung als Sekretär/in.

Zugangsvoraussetzungen für die Weiterbildung

Voraussetzung für die Zulassung zur Weiterbildung ist eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung und einjährige Berufspraxis bzw. - ohne Ausbildung - eine zweijährige Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder technischen Bereich

Alternativ ist eine Zulassung auch mit Hauptschulabschluss, Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich sowie Kenntnissen in maschineller Texterstellung möglich.

Wichtige Vorkenntnisse

Vertiefte Kenntnisse in folgenden Bereichen bilden gute Voraussetzungen für das erfolgreiche Bestehen der Weiterbildungsprüfung:

Organisation und Kommunikation:

Während der Weiterbildung werden Themen wie Büromanagement, Kommunikation oder Informationsmanagement vermittelt.

Im beruflichen Alltag müssen Sekretäre und Sekretärinnen gut organisieren können. Da sie z.B. mit der Korrespondenz befasst sind, benötigen sie eine gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit.

Textverarbeitung:

In der Prüfung ist z.B. ein Protokoll zu erstellen oder ein wirtschaftsbezogener Text zu formulieren.

Im späteren Berufsalltag müssen Sekretäre und Sekretärinnen in der Lage sein, Texte effizient und fehlerfrei zu erfassen.

Mathematik:

In der Prüfung sind z.B. Aufgaben in der Kosten- und Leistungsrechnung durchzuführen.

Im Berufsleben gehört Mathematik zum Alltag, z.B. beim Berechnen von Kosten und im Bereich Rechnungswesen.

Weiterbildungsinhalte

• Betriebswirtschaftslehre (z.B. Grundlagen, betriebliche Produktionsfaktoren, Kaufverträge, Zahlungsverkehr, Investition und Finanzierung)

• Büroorganisation (z.B. Postbearbeitung, Ablage- und Dokumentenmanagement, Veranstaltungswesen, Reisemanagement)

• Geschäftskorrespondenz (z.B. DIN-Normen im Bürobereich, Regeln, Stil, Formulierungen)

• Personalwirtschaft (z.B. Kriterien der Personalplanung, -beschaffung und -entwicklung)

• Protokollführung (z.B. Protokollarten, stilistische Gestaltung des Protokolls)

• Englisch (z.B. Grundbegriffe der englischen Wirtschaftssprache)

Weiterbildungsvergütung

Die Teilnahme an einer Weiterbildung wird nicht vergütet.

Weiterbildungskosten

Für den Besuch von Weiterbildungslehrgängen fallen Lehrgangsgebühren an, für die Prüfung ggf. Prüfungsgebühren.

Ggf. entstehen weitere Kosten, z.B. für Arbeitsmaterialien, Fahrten zur Weiterbildungsstätte oder für auswärtige Unterbringung.

Förderungsmöglichkeiten

Förderung besonders begabter junger Fachkräfte: Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) - Weiterbildungsstipendium

Weiterbildungsdauer

Unterschiedlich, je nach Bildungsanbieter, Unterrichtszeit (Vollzeit/Teilzeit) und Lernform

Abschluss-/Berufsbezeichnungen

Abschlussbezeichnungen

• Geprüfter Office-Manager/Geprüfte Office-Managerin

• Office-Manager/Office-Managerin

• Sekretär/Sekretärin

Weiterbildungssituation

Die Weiterbildung besteht aus theoretischem und praktischem Unterricht.

Je nach Bildungsanbieter sollte man sich auf folgende Bedingungen einstellen:

Unterrichtszeit

• bei Vollzeitunterricht: ganztägiger Unterricht an mindestens vier Wochentagen

• bei Teilzeitunterricht: i.d.R. berufsbegleitende Weiterbildung am Wochenende oder am Abend

Lernform

• bei Präsenzveranstaltungen: Unterricht im Klassenverband an der Bildungseinrichtung (ggf. nicht am Wohnort)

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer): ausschließliches Lernen über elektronische Lernplattformen und -systeme (vorwiegend im Klassenverband von zu Hause aus)

• bei kombinierten Lernformen (z.B. Blended Learning): Präsenzveranstaltungen im Klassenverband an der Bildungseinrichtung und selbstgestaltetes Lernen über elektronische Lernplattformen und -systeme von zu Hause aus

• bei Fernunterricht: individuelle Bearbeitung des Lernstoffs von zu Hause aus (hohe Anforderungen an Selbstdisziplin und Arbeitsorganisation); ggf. zusätzlich Präsenzphasen an der Bildungseinrichtung

Lernorte

Lehrgänge finden an unterschiedlichen Bildungseinrichtungen statt.

Lernorte sind

• bei Präsenzveranstaltungen: Schulungsräume

• bei digitalen Lernformen (z.B. virtuelles Klassenzimmer) und Fernunterricht: zu Hause, ggf. Schulungsräume bei Präsenzphasen

• bei kombinierten Lernformen (z.B. Blended Learning): Unterrichtsräume bei Präsenzveranstaltungen, zu Hause bei Online-Lerneinheiten

Weiterbildung im Ausland

Um die Weiterbildung im Ausland zu absolvieren, bieten sich zum Beispiel folgende Möglichkeiten:

• Österreich

  Weiterbildungsangebote: WIFI Österreich

  (z.B. mit dem Suchbegriff "Sekretär/in")

• Schweiz

  Weiterbildungsangebote: wab - Die Weiterbildungsdatenbank der Schweiz

  (z.B. mit dem Suchbegriff "Sekretär/in")

Dokumentation beruflicher Auslandserfahrungen

Im Ausland absolvierte Lernaufenthalte kann man im Europass dokumentieren lassen.

Weitere Informationen: Europass

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Sekretäre und Sekretärinnen erledigen die in einem Sekretariat anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben. Beispielsweise bearbeiten sie den Posteingang und -ausgang, erstellen Berichte, Schriftsätze, Statistiken oder erledigen die Geschäftskorrespondenz. Sie führen ein- und ausgehende Telefonate, koordinieren Termine, organisieren Büroabläufe und sind für das Ablage- und Dokumentenmanagement zuständig. Zwischen Kunden, Lieferanten, Beschäftigten und der Führungskraft bilden sie die Schnittstelle.

Wenn Geschäftsreisen, Konferenzen oder Kundenbesuche zu organisieren sind, buchen Sekretäre und Sekretärinnen z.B. Hotelzimmer und Verkehrsmittel, reservieren Konferenzräume, kümmern sich um die Ausstattung und übernehmen die Reisekostenabrechnung. Außerdem bereiten sie Präsentations-, Tagungs- oder Besprechungsunterlagen vor und erstellen Protokolle.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

• Geschäftskorrespondenz eigenständig oder nach Anweisung bzw. Diktat abfassen, Berichte, Schriftsätze, Statistiken erstellen

• Posteingang und -ausgang bearbeiten, Ablage- und Dokumentenmanagement organisieren

• Termine koordinieren, Fristen überwachen; Besucherverkehr regeln

• Telefonverkehr abwickeln, Auskünfte erteilen

• Konferenzen, Besprechungen, Dienstreisen etc. vorbereiten, organisieren, betreuen und nachbereiten, z.B. Hotelzimmer bzw. Konferenzräume buchen, Besprechungsunterlagen vorbereiten, Bewirtung organisieren

• Präsentationsunterlagen erstellen

• Protokolle anfertigen, auswerten und versenden

• Reisekostenabrechnungen durchführen

Verdienst/Einkommen

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): € 3.884 bis € 4.213

Quelle:

Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Verdienst/Einkommen

Das Einkommen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen hängt von der Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung und Verantwortlichkeit ab, aber auch von den jeweiligen Anforderungen des Berufs, von Branche, Region und Betrieb. Die Höhe richtet sich in tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Nicht tarifgebundene Betriebe können ihre Mitarbeiter/innen in Anlehnung an entsprechende Tarifverträge entlohnen.

Weitere Informationen über Einkommensmöglichkeiten:

• Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit

• LohnSpiegel.de

• WSI-Tarifarchiv

Tätigkeitsbezeichnungen

• Sekretär/in (Weiterbildung)

Auch übliche Berufsbezeichnung/Synonym

• Office-Manager/in

Arbeitsorte

Sekretäre und Sekretärinnen arbeiten in erster Linie

• in Büro- und Besprechungsräumen

Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch

• am Empfang

• im Homeoffice bzw. mobil

Arbeitssituation

Sekretäre und Sekretärinnen erledigen im Rahmen der Vorgaben ihrer Vorgesetzten meist eigenständig die in einem Sekretariat anfallenden Routinearbeiten. Wenn sie z.B. Protokolle oder Kostenrechnungen erstellen, ist eine sorgfältige Arbeitsweise unerlässlich. Im Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen sowie Kunden und Geschäftspartnern sind Kommunikationsstärke, Kontaktfreudigkeit und Serviceorientierung wichtig. Die Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen erfordert organisatorisches Geschick. Für den schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Tätigkeiten ist Flexibilität erforderlich.

Sie arbeiten hauptsächlich am Schreibtisch, ggf. auch am Empfang.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Kundenkontakt (z.B. telefonisch Auskünfte erteilen)

• häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. Korrespondenz erledigen, Termine planen, telefonische Auskünfte erteilen)

• Bildschirmarbeit

• Arbeit in Büroräumen

Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel

Unterlagen, z.B.: Korrespondenz (z.B. Briefe, E-Mails) Schriftsätze, Berichte, Statistiken, Protokolle, Besprechungs-, Projekt-, Präsentationsunterlagen, Akten, Terminkalender, Reisekostenabrechnungen

Datenverwaltungssysteme und Software, z.B.: Dokumentenmanagementsysteme, Videokonferenztools

Büroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon

Arbeitsbereiche/Branchen

Sekretäre und Sekretärinnen finden Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche und in der öffentlichen Verwaltung.

Branchen im Einzelnen

• Bau, Architektur

• Elektrotechnik, Elektronik

• Fahrzeugbau, -instandhaltung

• Finanzdienstleistungen, Immobilien

• Gesundheit, Soziales

• Handel

• Holz, Möbel

• Hotel, Gaststätten, Tourismus

• IT, Software, Telekommunikation

• Management, Beratung, Recht, Steuern

• Medien

• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik

• Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung

• Transport, Verkehr

• Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen

• Weitere Dienstleistungen

Weiterbildung (berufliche Anpassung)

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Büro und Sekretariat, Korrespondenz, Bürokommunikation, Textverarbeitungsprogramme).

Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)

Weitere Berufs- und Karrierechancen eröffnen sich durch eine Aufstiegsweiterbildung (z.B. als Ausbilder/in für anerkannte Ausbildungsberufe) oder ein grundständiges Studium (z.B. im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Wirtschaftswissenschaften).

Mit ihrem Weiterbildungsabschluss können Sekretäre und Sekretärinnen auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung Zugang zu einem Studium erhalten. Weitere Informationen:

Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

Stellen- und Bewerberbörsen

• DIHK

• runningoffice

• sekretaerin.de

• sekretaria

Trends

Effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen im Büromanagement dank KI-basierter Systeme

Künstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Bereich des Büromanagements können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um sowohl die Mitarbeitenden zu entlasten als auch die Arbeiten im Büroalltag zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Sprachtools oder Tools zur Textgenerierung werden in der internen und externen Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten von KI-basierten Systemen vertraut machen.