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Ratgeber: Inhalte der Personalakte

Ratgeber: Inhalte der Personalakte

Blick in die Personalakte

09.04.2015 Ι Die eigene Personalakte ist für viele Beschäftigte ein Buch mit sieben Siegeln, ein Dokument, das von der Personalabteilung verwahrt wird. Das ist falsch. Die Akte kann eingesehen werden - und das sollte sie auch.

Jeder hat eine, doch kaum jemand weiß, was drinsteht. Dabei ist die Personalakte ein Dokument, das wichtig für das Berufsleben jedes Beschäftigten ist. Nur wer weiß, was in sie hineingehört und was nicht, kann sich vor bösen Überraschungen schützen.


Keine privaten Informationen

Die Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten, die vom Unternehmen über jeden Beschäftigten angelegt wird. Es ist egal, ob dies elektronisch oder in Papierform geschieht. Gesetzlich ist nicht vorgeschrieben, was in die Akte hinein muss. Üblicherweise wird der Arbeitsvertrag abgeheftet, dazu Zeugnisse, Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen. Auch Zertifikate über Weiterbildungen sollten in der Personalakte abgelegt sein. Informationen über die Privatsphäre des Beschäftigten haben dagegen prinzipiell nichts in der Personalakte zu suchen; es darf keine Liste mit Krankheitstagen oder -gründen geführt werden.Auch Notizen des Vorgesetzten über das Arbeitsverhalten gehören nicht hinein.Dokumentiert werden allerdings Abmahnungen. Auch hier gibt es keine gesetzliche Regelung, in den meisten Fällen bleibt die Abmahnung einen begrenzten Zeitraum, oft zwei Jahre, in der Akte.

Jeder Beschäftigte kann jederzeit und ohne Anlass prüfen, was in seiner Akte abgelegt ist. Es empfiehlt sich, zur Einsicht ein Betriebsratsmitglied mitzunehmen. Beschäftigte dürfen den Inhalt der Akte ergänzen, Stellungnahmen, Klarstellungen beifügen. Sie haben Anspruch darauf, dass unrichtige Angaben aus der Akte entfernt werden.

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Für Ehemalige

Auch beim Arbeitgeberwechsel haben Beschäftigte das Recht, ihre alte Personalakte einzusehen und diese auf ihren Wahrheitsgehalt zu prüfen. Dies gilt, wenn die Akten nach dem Wechsel noch weitergeführt wurden.

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