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RECHT SO! Smartphone am Arbeitsplatz - was ist erlaubt?

Verbot nur im Ausnahmefall

08.02.2016 Ι Smartphone rausholen, Nachrichten checken, antworten - inzwischen ganz normal. Aber wie sieht das am Arbeitsplatz aus? Ist die private Nutzung des kleinen Alleskönners auch dort erlaubt? Gewerkschaftsjurist Dr. Till Bender erklärt, was Beschäftigte beachten müssen

Arbeitgeber sind berechtigt, den Beschäftigten Weisungen zu erteilen. Sie dürfen näher bestimmen, wie die Arbeitsleistung zu erbringen ist und wie sich Arbeitnehmer im Betrieb verhalten müssen.


Allerdings sind diesem Weisungsrecht Grenzen gesetzt.

Weisungen dürfen nicht im Widerspruch zu Regelungen im Arbeitsvertrag stehen, sie dürfen nicht willkürlich sein, und müssen auch die berechtigten Interessen der Mitarbeiter beachten.

Arbeitgeber darf Smartphone-Nutzung am Arbeitsplatz einschränken

In diesen Grenzen darf ein Arbeitgeber auch die Nutzung des Smartphones am Arbeitsplatz einschränken. Er kann etwa verlangen, dass in einem Großraumbüro nicht damit telefoniert wird, unter der Begründung, dass andere Beschäftigte sonst bei der Arbeit gestört würden. Er könnte auch das Fotografieren untersagen, damit andere Mitarbeiter sich nicht belästigt fühlen.

Auch einen zeitlichen Rahmen für die Nutzung darf er vorgeben, beispielsweise maximal eine halbe Stunde pro Arbeitstag. Denn er hat ein berechtigtes Interesse, dass die Arbeitsleistung durch die private Nutzung des Smartphones nicht beeinträchtigt wird.

Im Ausnahmefall: Smartphone-Verbot

Im Regelfall ist ein gänzliches Verbot, das Smartphone in den Betrieb mitzubringen, zu weitreichend. Das würde die berechtigten Interessen der Beschäftigten verletzen, die das Gerät etwa in der Pause nutzen wollen.


Nur in besonderen Ausnahmen können Arbeitgeber untersagen, das Smartphone in den Betrieb mitzubringen. Beispiel: Das Smartphone stört Produktionsabläufe oder empfindliche Messinstrumente. Allein die Gefahr von Industriespionage rechtfertigt ein vollständiges Verbot dagegen nicht. Hier würde es ausreichen, die Nutzung der Kamerafunktion zu untersagen.


Einschränkungen dürfen nicht willkürlich sein

Wenn Arbeitgeber die Smartphone-Nutzung einschränken wollen, dürfen sie dabei nicht nach Gutdünken vorgehen - und einzelne Arbeitnehmer benachteiligen oder bevorzugen. Eine unterschiedliche Behandlung muss sachlich begründet sein. Beschäftigte kann der Arbeitgeber beispielsweise je nach ihrem Arbeitsort unterschiedlich behandeln, etwa weil der eine im Großraumbüro, der andere aber in einem Einzelbüro arbeitet und dort Kollegen durch die Nutzung nicht gestört werden können. Auch das bisherige Verhalten kann im konkreten Fall die Nutzungseinschränkung rechtfertigen, etwa wenn der Arbeitgeber beobachtet hat, dass ein einzelner Mitarbeiter das Smartphone während der Arbeitszeit extensiv nutzt.


Private Nutzung ist erlaubt, wenn betriebliche Regelungen fehlen

Hat sich der Arbeitgeber zur privaten Smartphone-Nutzung nicht geäußert, ist die Nutzung zunächst einmal erlaubt. Das bedeutet allerdings nicht, dass auch jede extensive Nutzung gestattet ist. Lassen sich Arbeitnehmer beispielsweise ständig durch WhatsApp-Nachrichten von der Arbeit ablenken, können sie sich nicht darauf berufen, dass ihr Arbeitgeber keine einschränkenden Regelungen getroffen hat. Bei extensiver Nutzung, die die Arbeitsleistung beeinträchtigt, riskieren diese Arbeitnehmer Abmahnungen - oder in Extremfällen sogar eine Kündigung.


Nutzung dienstlicher Smartphones

Oft stellen Arbeitgeber dienstliche Smartphones zur Verfügung. Hier gilt (Urteil vom 07.07.2005, 2 AZR 581/04), dass in der Regel keine private Nutzung gestattet ist. Ausnahme: der Arbeitgeber erlaubt oder duldet dies. Für eine Duldung in diesem Sinne reicht aber nicht aus, dass Mitarbeiter das dienstliche Gerät längere Zeit faktisch auch für private Zwecke genutzt haben. Der Arbeitgeber muss davon auch Kenntnis haben. Dann kann eine sogenannte betriebliche Übung entstehen, auf die sich Arbeitnehmer im Konfliktfall berufen können. Hierzu gelten dieselben Grundsätze, wie sie auch für die private Nutzung und das private Surfen im Internet am Dienst-PC bestehen.

Existieren bereits betriebliche Regelungen beziehungsweise ein Verbot für die private Nutzung des Internets, sind diese Regeln auch auf die Nutzung der Internetfunktion des Smartphones übertragbar.


Keine extensive und kostspielige Nutzung erlaubt

Generell ist privates Telefonieren auf Geräten des Arbeitgebers erlaubt - aber nur in normaler, angemessener und nicht in einer ausschweifenden Dauer. Mehrere Stunden am Tag währen beispielsweise zu viel. Auch private Telefonate, bei denen hohe Kosten entstehen, wie etwa Anrufe ins Ausland, sind von der Nutzungserlaubnis nicht mehr gedeckt (Landesarbeitsgericht Hessen 10.12.2012, 17 Sa 1037/12). Das Gleiche gilt für Anrufe bei kostenpflichtigen Sondernummern.

 


Datenschutz bei privater Nutzungserlaubnis

Dürfen Arbeitnehmer dienstliche Smartphones privat nutzen, ist es dem Arbeitgeber damit nicht automatisch gestattet, Einblick in die Verbindungsdaten oder die Inhalte von Mails zu nehmen. Während des Austausches von Informationen schützt das Fernmeldegeheimnis die Beschäftigten vor einem Zugriff. Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts (Urteil vom 2.3.2006 - 2 BvR 2099/04) endet dieser Schutz allerdings, wenn die Nachricht beim Empfänger angekommen ist und der Übertragungsvorgang beendet ist. Danach richtet sich die Zulässigkeit von Kontrollen der abgesandten und gespeicherten Mails nach den allgemeinen Grundsätzen zum Persönlichkeitsschutz.


Die Nachrichten dürfen nur in begründeten Ausnahmefällen ausgewertet werden, wenn das Interesse des Arbeitgebers an der Kontrolle überwiegt. Das nimmt die Rechtsprechung an, wenn ein begründeter Missbrauchsverdacht besteht, dass ein Mitarbeiter mit dem Mail-Verkehr seine arbeitsvertraglichen Pflichten schwerwiegend verletzt (exzessive private Nutzung) oder sogar Straftaten begeht.


Arbeitnehmer müssen nicht ständig über Smartphone erreichbar sein

Auch wenn die private Nutzung des Dienst-Smartphones erlaubt ist, kann der Arbeitgeber nicht verlangen, dass ein Beschäftigter das Gerät auch in der Freizeit ständig eingeschaltet hat. Weisungen ihres Arbeitgebers sind Mitarbeiter nur während der Arbeitszeit unterworfen; über ihre freie Zeit verfügen sie selbst und dürfen deshalb das Dienst-Gerät auch ausschalten. Anders sieht das natürlich bei Rufbereitschaft oder Bereitschaftsdiensten aus.


Bereitgestelltes Smartphone muss nicht versteuert werden

Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zum Beispiel einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, muss der sogenannte geldwerte Vorteil als Vergütungsbestandteil versteuert werden. Das gilt nicht bei einem Dienst-Smartphone, das Arbeitnehmer auch privat nutzen dürfen. Privat genutzte Dienst-Smartphones sind steuerfrei. Das ergibt sich aus dem Einkommenssteuergesetz (§ 3 Nr.45 Einkommensteuergesetz - EStG). Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn der Arbeitgeber jeden Zugriff auf sein Gerät abgegeben hat und seinen Mitarbeitern das Smartphone auf Dauer und ohne weitere Einschränkungen überlassen hat (§ 39 Abgabenordnung).


Ist eine Smartphone-Ortung erlaubt?

Häufig werden Außendienstmitarbeiter oder Auslieferungsfahrer mit einem GPS-fähigen Smartphone ausgestattet. Dies ermöglicht eine Ortung des Mitarbeiters. Weil damit die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen berührt werden, muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter darüber informieren, dass er gegenüber dem Mobilfunknetzbetreiber seine Zustimmung zur Ortung erteilt hat. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Telekommunikationsgesetz (§ 98 Abs.1 Satz 7, § 99 Abs.1 Satz 3 - Telekommunikationsgesetz - TKG) sowie der europäischen Datenschutzrichtlinie (Artikel 9). Unterrichtet der Arbeitgeber den Mitarbeiter nicht, ist eine Ortung unzulässig.


Der Beschäftigtendatenschutz erfordert es außerdem, dass nicht nur der Arbeitgeber sondern auch die betroffenen Arbeitnehmer der Nutzung der GPS-Funktion ausdrücklich zustimmen müssen. Insoweit ist der Schutz bislang lückenhaft und bedarf einer entsprechenden gesetzlichen Regelung. Jedenfalls aber müssen Mitarbeiter während der Pausenzeiten die Möglichkeit haben, die GPS-Ortung auszuschalten.


Nutzung des privaten Smartphones für dienstliche Zwecke

Auch der umgekehrte Fall kommt immer häufiger vor, nämlich der, dass Arbeitnehmer ihr eigenes Smartphone für dienstliche Zwecke zur Verfügung stellen. Damit die Nutzung für Beschäftigte und Arbeitgeber reibungslos erfolgt und sich für beide Seiten lohnt, sollte zum einen der Einsatz näher geregelt werden. Zum anderen sollte technisch eine Trennung zwischen privatem und beruflichem Bereich eingerichtet werden. Schließlich ist die Forderung berechtigt, dass Arbeitgeber sich an den Anschaffungskosten beziehungsweise an den Providergebühren beteiligen.


Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

In Betrieben, in denen ein Betriebsrat besteht, sind generelle Verhaltensregelungen zur Smartphone-Nutzung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs.1 Nr.1 Betriebsverfassungsgesetz), da sie das Ordnungsverhalten der Mitarbeiter betreffen. Der Arbeitgeber will mit verbindlichen Nutzungsregelungen ein einheitliches Verhalten erreichen. Daran muss der Betriebsrat beteiligt werden und seine Zustimmung erteilen.

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