Morgens mit der Bahn zum Kunden in eine andere Stadt; per Flugzeug auf zum Geschäftspartner; und dann zur nächsten Messe: Geschäftsreisen sind in vielen Jobs an der Tagesordnung, dienstliche Fahrten gehören für viele Beschäftigte zum geregelten Alltag. Die Rechte und Pflichten, die sich aus und auf Dienstfahrten ergeben, sind jedoch lange nicht so eindeutig gestaltet.
Ausdrücklich im Gesetz geregelt sind Dienstreisen nicht. Wie es sich auf solchen angeordneten Fahrten mit dem regelmäßigen Arbeitsentgelt, mit Spesen, mit Fahrtkosten, mit Arbeitszeit und mit Überstunden verhält, wird häufig im Arbeitsvertrag zwischen dem Beschäftigten und dem Arbeitgeber vereinbart oder ist in einem Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt.
Eine Dienstreise liegt immer dann vor, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag seines Unternehmens an einen Ort außerhalb seines Arbeitsorts fährt. Beschäftigte sind grundsätzlich zu Dienstreisen verpflichtet, und zwar auch dann, wenn diese Fahrten nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag stehen. Sie ergeben sich aus dem Berufsbild des Beschäftigten und sind Pflicht, wenn sie mit seiner ausgeübten Tätigkeit in Beziehung stehen und vom Arbeitgeber angeordnet oder gebilligt werden. Auf Dienstreisen sind Beschäftigte prinzipiell gesetzlich unfallversichert.
Arbeiten im Zug
Kompliziert wird es, wenn es um die Frage geht, ob die Reisezeit bereits zur Arbeitszeit gehört und als solche zu vergüten ist. Muss der Arbeitnehmer während der Fahrt eine Arbeitsaufgabe erfüllen – Protokoll schreiben, Akten bearbeiten, eine Präsentation vorbereiten –, wird die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet. Gesetzliche Bestimmungen zu der Frage, ob Reisezeiten als Arbeitszeit anzurechnen sind oder nicht, existieren zwar nicht – das Fahren wird aber von der Rechtsprechung dann als Arbeit betrachtet, wenn der Beschäftigte mit dem eigenen Auto beziehungsweise einem Firmenfahrzeug anreist oder wenn das Reisen einen wesentlichen Teil der Arbeitsleistung ausmacht, wie das bei Berufskraftfahrern, Kundendiensttechnikern, Außendienstmitarbeitern der Fall ist. Das Bundesarbeitsgericht hat außerdem mehrfach entschieden, dass Dienstreisen, die im Interesse des Arbeitgebers erfolgen, in der Regel Arbeitszeit sind. Vor allem bei internationalen Reisen kann auch passive Reisezeit vergütungspflichtig sein (BAG, Urteil vom 17.10.2018, Az. 5 AZR 553/17).
Das Arbeitszeitgesetz regelt, dass ein Arbeitnehmer nicht mehr als zehn Stunden am Tag arbeiten darf. Klar ist auch, dass der Arbeitgeber anfallende Kosten für die Dienstreise übernehmen muss. Beschäftigte müssen Spesen wie Übernachtungs-, Verpflegungs- und Fahrtkosten erstattet bekommen. Meist gibt es vor Antritt der Dienstfahrt Vereinbarungen darüber, in welcher Preiskategorie etwa Hotels gebucht und Fahrkarten gekauft werden dürfen. Geht eine Dienstreise in ein Risikogebiet, steht der Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht und muss die Kosten für Vorsorgeuntersuchungen und Impfungen tragen.
Steuerrechtliche Abzugsmöglichkeiten für Reisekosten
Arbeitnehmer, die sich aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte aufhalten, können Reisekosten als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen.
Die abzugsfähigen Reisekosten sind in Fahrt-, Übernachtungs-, Reisenebenkosten und Mehraufwendungen für Verpflegung eingeteilt.
- Fahrtkosten: Die angefallenen Aufwendungen sind in tatsächlicher Höhe (bei Fahrten mit eigenem PKW in Höhe von 0,30 €/km) zu berücksichtigen.
- Übernachtungskosten: Den Werbungskostenabzug für Übernachtungskosten im Inland gibt es nur für tatsächlich nachgewiesene Aufwendungen. Sind Übernachtungskosten dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden, können sie geschätzt werden. Die Übernachtungskosten im Ausland sind ebenfalls nur in tatsächlicher Höhe abzugsfähig. Die von der Steuerverwaltung veröffentlichten Übernachtungspauschalen gelten nur für die (steuerfreie) Arbeitgebererstattung. Sind in den Übernachtungspreisen Frühstückskosten enthalten, sind diese herauszurechnen.
- Reisenebenkosten: Mögliche Ausgaben sind z.B. Aufwendungen zur Beförderung von Gepäck, Parkgebühren, Unfallkosten auf einer Fahrt im Rahmen der Auswärtstätigkeit, Trinkgelder an das Hotelpersonal.
- Mehraufwendungen für Verpflegung: Als Verpflegungskosten sind nur die beruflich veranlassten Mehraufwendungen pauschal abzugsfähig. Die Pauschbeträge (14 € und 28 €) sind abhängig von der Abwesenheitsdauer und ob auswärtige Übernachtungen stattgefunden haben. Hat der Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt, sind die Pauschalen zu kürzen. Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit im Inland oder mehrtägiger Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung im Inland mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Std. (einschl. Reisezeit) beträgt die Pauschale 14 Euro. Bei einer Abwesenheit bis 8 Std. entfällt die Pauschale. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung im Inland beträgt die Pauschale am An- und Abreisetag jeweils 14 Euro und an den Zwischentagen mit einer 24-stündigen Abwesenheit 28 Euro. Bei Auslandsreisen gibt es jeweils gesonderte Pauschalen, die bei Bedarf in der Personaldienststelle oder einem Steuerberater erfragt werden können.
Die obigen Ausführungen gelten für sog. Normalfälle. Von den Regelungen gibt es zahlreiche Ausnahmen. Im Zweifelsfall sollte ein Steuerberater oder ein Lohnsteuerhilfeverein eingeschaltet werden.
