Chefs rufen heute in aller Regel nicht mehr zum Diktat. Diese Art von Büroarbeit ist längst Vergangenheit. Mit den Veränderungen in der Informations- und Kommunikationstechnologie hat sich der Berufsalltag von Angestellten gewandelt und die Arbeitsprozesse beschleunigt. Der neue Trend Lean Office soll nun die Prozesse weiter optimieren. Die Unternehmen sehen darin die Chance Büroarbeit effizienter und „schlanker“ zu gestalten.
Mit dem „schlanken Büro“ sollen Kosten gesenkt sowie die Produktion und die Produktivität gesteigert werden. Damit wird im Angestelltenbereich das vollzogen, was schon seit Jahrzehnten in der Produktion stattfindet. Um Doppelarbeit zu vermeiden und Verschwendung gezielt zu minimieren, werden seit einigen Jahren in den Büros die Arbeitsabläufe standardisiert. Schlanker werden – das bedeutet im Sinne von Lean Office, dass bestimmte Tätigkeiten minimiert oder gar nicht mehr vorkommen sollen. Auf der Streichliste stehen beispielsweise die Suche nach Unterlagen und Dateien, die mehrfache Datenerfassung oder Rückfragen durch falsch oder unvollständig ausgefüllte Formulare. Aber auch unnötige Wege, Wartezeiten oder unproduktive Sitzungen stehen im Fokus der Arbeitsorganisatoren. Dadurch entfällt schon mal der Smalltalk am Kaffeeautomat oder die Minipause, die notwendig ist, um mit neuer Energie in den nächsten Arbeitsprozess starten zu können.
Lean Office bietet Chancen
Verantwortungsvoll umgesetzt bietet Lean Office jedoch Chancen für die Beschäftigten. Sie sind die Experten ihrer Arbeit, kennen die Arbeitsprozesse und wissen, wie es besser geht. Daher sollten die Unternehmen die Mitarbeiter am Prozess beteiligen. Um die Arbeit besser und schneller erledigen zu können, müssen die Beschäftigten meistens zusätzlich qualifiziert werden. Auch die Kommunikation muss verbessert und die Ergonomie am Arbeitsplatz optimiert werden.
. aber auch Risiken für die Beschäftigten
Lean Office kann jedoch auch dazu führen, dass ein Teil der Angestellten nur noch monotone, eng getaktete Tätigkeiten verrichtet, die nur geringe Qualifizierung voraussetzt. Während eine andere Gruppe der Angestellten die hochqualifizierten innovativen Aufgaben übernimmt. Das Konzept kann aber auch anders gestaltet werden und sich positiv für alle auswirken – beispielsweise durch verbesserte Teamarbeit und einem Erfahrungsaustausch zwischen den Angestellten aus verschiedenen Tätigkeitsbereichen und zwischen den Generationen.
In der Praxis werden allerdings häufig nicht die Abläufe in den Unternehmen nicht wirklich verbessert, sondern erst mal die Mitarbeiter reduziert, in der Hoffnung, dass die geschrumpfte Belegschaft schon automatisch effizienter arbeitet. Oft bleiben dabei die Möglichkeiten auf der Strecke, flexibel auf Kundenwünsche oder Veränderungen des Marktes einzugehen.
Wie bei jeder Diät kommt es auch bei Lean Office auf die Begleitfaktoren an. Damit am Ende mehr Produktivität und eine bessere Qualität herauskommen, müssen die Arbeitsbedingungen stimmen und gut gestaltet werden. Dazu gehören humane Arbeitszeitmodelle, faire Entgeltregelungen und ein gesundheitsgerechter Arbeitsplatz. Leistungsverdichtung und überlange Arbeitszeiten sind keine Grundvoraussetzung und behindern den Umgestaltungsprozess bei Lean Office eher.
Für die Beschäftigten heißt es, die betrieblichen Veränderungsprozesse kritisch zu begleiten, sich einzumischen und mitzugestalten. Die IG Metall unterstützt und berät hierbei.
