Ratgeber Reisekostenrecht

Reisekosten: Neue Regeln ab 2014

Viele Beschäftigte sind im Auftrag ihres Arbeitgebers auf Achse. Etwa Monteure und Handwerker, die im Außendienst arbeiten. Oder Leihbeschäftigte mit wechselndem Einsatzort. Arbeits- oder Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können Regeln zu Reisekosten enthalten. Wenn nichts anderes vereinbart ist, dann gilt der gesetzliche Mindeststandard. Danach hat der Arbeitgeber dienstlich veranlasste Reisekosten nach dem tatsächlichen Aufwand zu erstatten. Ausgaben, die Beschäftigten nicht erstattet werden, können sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Neue Begriffe

Bei der Definition der Reisekosten ändert sich auch ab 2014 nichts. Ausgaben, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen, sind: Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Mit der Reisekostenreform wird ab 2014 die „regelmäßige Arbeitsstätte“ durch die „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Welche das ist, legt derArbeitgeber fest. Die dauerhafte Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt anhand folgender Kriterien, wobei ausreichend ist, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Dauer des Dienstverhältnisses ist unbefristet oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer Tätigkeitsstätte.
• Einrichtung, an der ein Beschäftiger zwei volle Arbeitstage pro Woche oder ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit tätig ist (muss nicht zum Betrieb gehören).
• Im Zweifel ist die räumliche Nähe zur Wohnung des Arbeitnehmers maßgebend, also die Tätigkeitsstätte, die am nächsten zur Wohnung liegt.

Ebenfalls neu ist, dass nicht mehr geprüft wird, wo der Arbeitnehmerdauerhaft tätig ist oderwo der Schwerpunkt seiner Arbeit liegt. Allein die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber ist maßgeblich. Nicht mehr möglich ist, dass die erste Tätigkeitsstätte anhand inhaltlicher Kritierien zuzuordnen ist.

Ab 2014 kann die erste Tätigkeitsstätte grundsätzlich auch die betriebliche Einrichtung eines Kunden (etwa bei Leiharbeitnehmern) sein, wenn dieser als ortsfester und dauerhafter Arbeitsort festgelegt wird. Legt der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte nicht oder nicht eindeutig fest, können Finanzbehörden diese nach den bereits genannten Kriterien festlegen. Fahrzeuge, Schiffe, Flugzeuge oder andere Tätigkeitsstätten ohne betriebliche Einrichtung sind keine ersten Tätigkeitsstätten.

Fahrtkosten

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeit können wie bisher mit 30 Cent Pendlerpauschale beziehungsweise die tatsächlichen Kosten für die einfache Strecke als Werbungskosten angesetzt werden. Bei wechselnden Einsatzorten oder einer Auswärtstätigkeit (Dienstreise) können die tatsächlich entstandenen Kosten oder die Kilometerpauschale von 30 Cent für Hin- und Rückweg pro Kilometer steuerfrei erstattet werden. Wer außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet – etwa im Rahmen Geschäftsreise oder bei wechselnden Einsatzorten – der kann neben den Fahrtkosten auch Kosten für Verpflegung, Übernachtung und Reisenebenkosten steuerlich geltend machen, falls der Arbeitgeber diese Auslagen nicht erstattet.

Sammelstellen. Neu ist, dass für den Fall eines weitläufigen Arbeitsgebiets ein Beschäftigter für Fahrten von der Wohnung zu einem bestimmten Punkt (Sammelstelle) dieses Arbeitsgebiets die Entfernungspauschale ansetzen kann. Etwa, wenn er den Betrieb nur aufsucht, um von dort aus eine Auswärtstätigkeit aufzunehmen (zum Beispiel von einem Fahrzeugdepot). Oder wenn ein Maschinenschlosser in einem weiträumigen Gebiet arbeitet und das Werftgelände jeden Morgen durch den südlichen Eingang betritt.