Teamassistenz (m/w/d)

  • Geschäftsstelle Mannheim
  • Vollzeit
  • Publiziert: 13.05.2025
  • Publizierung bis: 10.06.2025
Die IG Metall ist mit rund 2,2 Mio. Mitgliedern eine der größten Gewerkschaften weltweit. Sie vertritt die Interessen der Beschäftigten in der Metall- und Elektroindustrie, in der Eisen- und Stahlindustrie, in der Textil- und Bekleidungswirtschaft und in der Holz- und Kunststoffbranche. Im Non Profit Bereich zählt sie zu den größten Organisationen in Deutschland.

Für die Geschäftsstelle Mannheim suchen wir ab sofort einen Teamassistenten (m/w/d).

Deine Aufgaben:

  • Allgemeines Büromanagement und Sekretariatsaufgaben
  • Assistenz für politische Sekretäre*innen
  • Allgemeine Büroorganisation
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben
  • Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Veranstaltungen und Tagungen
  • Administrative Zuarbeit und Begleitung (inkl. Vor- und Nacharbeitung) von Terminen, Sitzungen, Tagungen, Seminaren und Besprechungen
  • Einholen von Angeboten, Tätigen von Reservierungen/ Buchungen, Organisieren von Bewirtung, Einladungs- und Rückmeldemanagement
  • Vorbereitung und Layout von Texten für Flyer, Aushänge oder anderen öffentlichen Publikationen, Betreuung der Homepage der Geschäftsstelle
  • Schreiben und optische Gestaltung von Präsentationen, berichten und Protokollen
  • Planung, Koordination und selbständige Überwachung von Terminen
  • Betreuung von Mitgliedern und Besuchern
  • Pflege von Mitglieder- und Betriebsdaten, Beiträge und Leistungen, Rückläuferbearbeitung
  • Selbständiges Planen, Koordinieren und Überwachen von Terminen
  • Aufbereitung und Erstellung von Mitgliederstatistiken, Formbriefen, Berichten, Präsentationen, Grafiken, Arbeitshilfen und einfachen Recherchetätigkeiten
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen
  • Erfassung und Pflege der betrieblichen Wahlen (BR, JAV, SBV) und Organisationswahlen
  • Vertretung im Rahmen der allgemeinen Vertretungsregelung
  • Controlling eines systematischen Rückholmanagements
  • Telefonisches Rückholmanagement
  • Haltearbeit im Rückholmanagement
  • Nach Möglichkeit Kenntnisse im Lecare-Rechtschutzprogramm
  • Terminvereinbarung für Beratung und Rechtsschutz
  • Grundkenntnisse in der Rechtsschutzorganisation
  • Fristenüberwachung
  • Vertretung im Rahmen der Vertretungsregelung

Dein Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder entsprechende schulische Bildung mit anschließender Berufserfahrung in möglichst vergleichbaren Arbeitsfeldern
  • Erfahrung im Sekretariatsbereich und in der Büroorganisation
  • Verständnis für organisationspolitische Belange
  • Kenntnisse gewerkschaftlicher Strukturen, insbesondere der IG Metall
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort, Schrift und Stil
  • Gute Kenntnisse im Umgang mit den bei der IG Metall eingesetzten Standard- Software-Produkten (MS-Office, Microsoft 365, MDB/ CRM, Lecare Rechtschutzprogramm, MS Teams) 
  • Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten, kommunikative Kompetenz
  • Teamfähigkeit und Flexibilität
  • Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
  • Gute und schnelle Auffassungsgabe
  • Einsatzbereitschaft
  • Bereitschaft zu Weiterqualifizierung
  • Sicheres, freundliches und gewinnendes Auftreten nach innen und außen
  • Identifikation mit den Werten und Zielen der IG Metall

Unser Angebot:

Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein professionelles und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. Ein kooperatives Betriebsklima und umfangreiche Sozialleistungen runden das interessante Angebot ab.
  • Komplexe, herausfordernde und sinnstiftende Aufgaben
  • Inspiration und Raum für eigene Ideen in einem Team, das Individualität und Gemeinschaftsgeist schätzt
  • Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns ein wichtiges Anliegen
  • Umfangreiches Gesundheitsmanagement
  • Attraktives Vergütungspaket (13,65 Monatsgehälter)
  • Sechs Wochen Jahresurlaub

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (35 Std./Woche).

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann bewirb Dich bis zum 10.06.2025 mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen und dem frühestmöglichen Eintrittsdatum.

Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung.

Thomas Hahl
IG Metall
GS Mannheim
1. Bevollmächtigter
Tel. +49 (0)621 150302 0