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Ratgeber Dienstreisen. Illustration: Leonardo Pellegrino

Ratgeber Dienstreisen

Dienstreisen richtig angehen

03.02.2014 Ι Geschäftsreisen gehören für viele Beschäftigte zum Arbeitsalltag. Wann aber ist Reisezeit auch Arbeitszeit? Und welche Kosten muss der Arbeitgeber erstatten?
Morgens mit der Bahn zum Kunden in eine andereStadt; per Flugzeug auf zum fernen Geschäftspartner; wieder auf dem Weg zur nächsten Messe, zum nächsten Kongress: Geschäftsreisen sind in vielen Jobs an der Tagesordnung, dienstliche Fahrten gehören für viele Beschäftigte zum geregelten Alltag - allein: Die Rechte und Pflichten, die sich aus und auf Dienstfahrten ergeben, sind lange nicht so eindeutig gestaltet.

Ausdrücklich im Gesetz geregelt sind Dienstreisen nicht. Wie es sich auf solchen angeordneten Fahrten mit dem regelmäßigen Arbeitsentgelt, mit Spesen, mit Fahrtkosten, mit Arbeitszeit und mit Überstunden verhält, wird häufig im Arbeitsvertrag zwischen dem Beschäftigten und dem Arbeitgeber vereinbart oder ist in einem Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt.

Eine Dienstreise liegt immer dann vor, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag seines Unternehmens an einen Ort außerhalb seines Arbeitsorts fährt. Beschäftigte sind grundsätzlich zu Dienstreisen verpflichtet, und zwar auch dann, wenn diese Fahrten nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag stehen. Sie ergeben sich aus dem Berufsbild des Beschäftigten und sind Pflicht, wenn sie mit seiner ausgeübten Tätigkeit in Beziehung stehen und vom Arbeitgeber angeordnet oder gebilligt werden. Auf Dienstreisen sind Beschäftigte prinzipiell gesetzlich unfallversichert.

Arbeiten im Zug

Kompliziert wird es, wenn es um die Frage geht, ob die Reisezeit bereits zur Arbeitszeit gehört und als solche zu vergüten ist. Grundsätzlich gilt: Die Reisezeit ist nichts stets Arbeitszeit. Ist der Beschäftigte mit der Bahn oder dem Flugzeug unterwegs, zählt die Reisezeit zumeist nicht oder nicht voll zu seiner Arbeitszeit, wenn es ihm selbst überlassen bleibt, wie er die Fahrtzeit gestaltet. Es ist also zulässig, wenn man acht Stunden anreist und danach acht Stunden arbeitet.

Allerdings: Muss der Arbeitnehmer während der Fahrt eine Arbeitsaufgabe erfüllen - Protokoll schreiben, Akten bearbeiten, Vortrag vorbereiten -, wird die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet. Gesetzliche Bestimmungen zu der Frage, ob Reisezeiten als Arbeitszeit anzurechnen sind oder nicht, existieren zwar nicht - das Fahren wird aber von der Rechtsprechung dann als Arbeit betrachtet, wenn der Beschäftigte mit dem eigenen Auto beziehungsweise einem Firmenfahrzeug anreist oder wenn das Reisen einen wesentlichen Teil der Arbeitsleistung ausmacht, wie das bei Berufskraftfahrern, Kundendiensttechnikern, Außendienstmitarbeitern der Fall ist.

Das Arbeitszeitgesetz regelt, dass ein Arbeitnehmer nicht mehr als zehn Stunden am Tag arbeiten darf. Klar ist auch, dass der Arbeitgeber anfallende Kosten für die Dienstreise übernehmen muss. Beschäftigte müssen Spesen wie Übernachtungs-, Verpflegungs- und Fahrtkosten erstattet bekommen. Meist gibt es vor Antritt der Dienstfahrt Vereinbarungen darüber, in welcher Preiskategorie etwa Hotels gebucht und Fahrkarten gekauft werden dürfen. Geht eine Dienstreise in ein Risikogebiet, steht der Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht und muss die Kosten für Vorsorgeuntersuchungen und Impfungen tragen.

Steuerrechtliche Pauschalen

Änderungen gibt es für alle Beschäftigten, bei denen nicht der Chef die Reisekostenabrechnung übernimmt: Für Dienstreisen gelten seit dem 1. Januar 2014 gegenüber dem Finanzamt neue Regeln. Und die lohnen sich für alle, die ihre Reiseausgaben als Werbungskosten in die Steuererklärung packen, weil sie höhere Verpflegungspauschalen mitsichbringen.

Fortan gibt es nur noch 2 Pauschbeträge in Höhe von 12 und 24 Euro statt der bisherigen Staffelung von 6, 12 und 24 Euro. Ab 8 Stunden lassen sich 12 Euro absetzen, was mehr Geld für Kurzreisen bringt. Mit Einbußen dagegen müssen Beschäftigte rechnen, die an mehreren Einsatzorten arbeiten. Bisher galt: Wenn sie von daheim losfahren, sind sie steuerlich gesehen auf Dienstreise. Nun wird die Fahrt von zu Hause zur "ersten Tätigkeitsstätte" nicht mehr als Dienstreise gewertet. Betroffene können hier nur die Entfernungspauschale geltend machen.

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Links und Zusatzinformationen
Neue steuerliche Regeln
  • Die neuen Bestimmungen zum Reisekostenrecht sind für viele Beschäftigte lukrativer als die bisherigen Regelungen, weil nun deutlich höhere Verpflegungspau- schalen angerechnet werden. Ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden lassen sich von nun an bereits zwölf Euro absetzen, bei mehrtägigen Dienstreisen werden für jeden An- und Abreisetag noch mal zwölf Euro, gewährt - und zwar unabhängig davon, wann Reisende losfahren oder ankommen.

  • Mit Einbußen dagegen müssen Beschäftigte rechnen, die an mehreren Einsatzorten arbeiten. Entscheidend ist jetzt, wo der Arbeitgeber ihnen die "erste Tätigkeitsstätte" zuordnet, also wo die Zentrale ist. Bis dorthin zählen Fahrten nun nicht mehr als Dienstreise.
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