Checkliste: E-Mail-Verkehr

E-Mail-Verkehr bei der Arbeit: was geht und was nicht

Die tägliche Flut von Mails wird immer größer. Umso wichtiger ist es da, elektronische Nachrichten kurz und prägnant zu formulieren. Ein fehlender oder nichtssagender Betreff erhöht das Risiko, dass die Mail ungelesen gelöscht wird. Längere Texte sollte man durch Absätze untergliedern. Mehrseitige Mails, die ein Scrollen erfordern, sollte man ebenfalls vermeiden.

Soll ich eine Signatur verwenden?
Eine Signatur am Ende der Mail erleichtert die Kontaktaufnahme. Sie sollte Name, Job-Titel, Adresse und Telefonnummer enthalten und nicht länger als sechs Zeilen sein. Smileys und sogenannte Emoticons im beruflichen E-Mail-Verkehr sind bemüht witzig und deplatziert.

Was geht gar nicht?
Vermeiden sollte man Rechtschreibfehler und falsche Kommasetzung. Das wirkt schlampig und unprofessionell. Auch höfliche Anreden wie „Sehr geehrter Herr Schmidt“ haben noch keiner Mail geschadet. Saloppe Abkürzungen wie Mfg (Mit freundlichen Grüßen), Lg (Liebe Grüße), cu (see you) sollte man dagegen allenfalls in privaten Mails verwenden.
Überflüssige Datei-Anhänge sind ein Ärgernis. Da ist weniger mit Sicherheit mehr.

Wie bleibe ich höflich?
Auch der inflationäre Gebrauch der Lesebestätigung und der Mailversand mit hoher Priorität nerven. Durchgängige Großschreibung wirkt wie Anschreien, Kleinschreibung dagegen ist mühsam zu lesen.

Bis wann muss ich antworten?
Was gar nicht geht, ist eine E-Mail wochenlang unbeantwortet zu lassen. Innerhalb von 24 Stunden sollte man eine Mail beantworten oder zumindest deren Eingang bestätigen, wenn eine Bearbeitung länger dauern sollte. Allerspätestens nach drei Tagen muss man die gewünschte Antwort senden.

Soll ich mailen oder telefonieren?
Persönliches, Interna oder Konflikte lieber nicht per Mail klären. Der Tonfall kann anders interpretiert werden, als er gemeint ist. Das direkte Gespräch oder telefonieren ist immer die beste Lösung.