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Tipp für den Job: Wie Veranstaltungen gut gelingen. Foto: sha3teely.com

Tipp für den Job: Wie Besprechungen gut gelingen

Meetings und kein Ende

30.06.2010 Ι Meetings sind manchmal unproduktive Zeitfresser. Doch eine gute Organisation, eine klare Agenda und Pünktlichkeit machen sie zu gelungenen Veranstaltungen.
Meetings können unheimlich nerven. Es kann Stunden dauern, bis alle Quasselstrippen und Selbstdarsteller ihren Senf dazu gegeben haben. Solche Sitzungen werden oft als uneffektiv empfunden. Durch zu viele und zu lange Meetings fehlt einem die Zeit, die man zum Erledigen seiner eigentlichen Aufgaben dringend benötigt.

Kurze Besprechungen im Stehen
Meetings werden effektiver, wenn die Teilnehmenden einige Regeln beachten. Wichtig ist es, rechtzeitig einzuladen und den Anlass und die Agenda der Besprechung bekannt zu geben. Außerdem: Unterlagen in ausreichender Menge kopieren, die Dauer der Besprechung festlegen. Es kann hilfreich sein, kurze Besprechungen in kleinem Kreis im Stehen abzuhalten. Das diszipliniert und verhindert lange Abschweifungen.

Pünktlichkeit muss sein
Für alle Teilnehmenden ist Pünktlichkeit ein Gebot der Höflichkeit - auch wenn dagegen am meisten verstoßen wird. Wer sich verspätet, sollte unbedingt anrufen und mitteilen, dass er später kommt. In eine laufende Besprechung zu platzen und ellenlang von dem Stau zu erzählen, in dem man gesteckt hat, geht gar nicht. Unbeliebt macht sich auch, wer regelmäßig aus dem Meeting rennt, um fehlende Unterlagen zu holen.

Heikel ist der Gebrauch von Handys während der Sitzung. Am besten ist es, das Handy ganz auszuschalten. Selbst der stumme Vibrationsalarm stört, er mindert auch die eigene Konzentration. Ausnahme: Erwartet man einen dringenden Anruf, kündigt man das zu Beginn an und geht raus, sobald es klingelt. Wer Nachrichten auf dem Blackberry liest und während der Sitzung E-Mails schreibt, signalisiert den anderen Teilnehmern ihre Unwichtigkeit.

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